من منا لم يشعر أنه ليس لديه الوقت الكافي في يومه، حيث نحصل جميعًا على نفس الشيء من حيث عدد الساعات في يومنا 24 ساعة فلماذا هناك بعض الأشخاص يمكنهم تحقيق المزيد مع وقتهم أكثر من غيرهم من الأشخاص الجواب على هذا السؤال هو حسن إدارتهم لوقتهم وتنظيمه.
إدارة الوقت هي عملية تشمل تنظيم وتخطيط الوقت بين كافة الأنشطة المختلفة وبمجرد حصولك على هذه الإدارة من الوقت سوف ينتهي بك الأمر وأنت تعمل أكثر بذكاء وإنجاز المزيد مما تقم به في أقل مدة وأيضاً عندما يكون وقتك محدود ولديك الكثير من الضغوط، وأعلى الإنجازات هي إدارة الوقت بشكل جيد للغاية بالإضافة إلى إستخدام موارد تنظيم الوقت.
فوائد إدارة وتنظيم الوقت
- زيادة الإنتاجية بكفاءة عالية
- الزيادة من فرص التقدم
- اكتساب سمعة مهنية أفضل
- القليل من الضغوط
- المزيد من الفرص لتحقيق أهداف حياتك وأهدافك المهنية
عندما تتعلم كيف تنظم وقتك وإدارته بشكل فعال سوف تبدأ بالشعور بالمزيد من التحكم بالإضافة إلى الثقة في إختيار أفضل الطرق لاستخدام وقتك ومن خلال شعورك بالسعادة والقدرة على التفكير بشكل أفضل فأنت تصبح مؤهلًا لمساعدة غيرك على الوصول إلى أهدافهم الخاصة.
قم بتقييم نهجك الحالي هل أنت جيد في تنظيم وقتك حتي يتسنى لك الحصول على الأشياء الهامة بشكل أفضل، حيث يمكنك تحقيق التوازن بين وقتك وبين الأنشطة المختلفة وهل عندما تمنح نفسك الوقت لفعل شيئًا ما هل أنت قادر على التركيز ويمكنك الانتهاء.
الأدوات العامة لتنظيم وإدارة الوقت، أدوات العقل لديها مجموعة من الموارد المصممة لتحسين إدارة وقتك بشكل عام، حيث توفر هذه الحلول حلولا عملية لتحديات إدارة الوقت المشتركة، بالإضافة إلى طرق لتغيير العادات الرئيسية بشكل أفضل.
كيف أنظم وقتي في حياتي
نصائح عملية من أشخاص منظمين للغاية، بالإضافة إلى أفكار لاستخدام التكنولوجيا للتحكم بشكل أكبر في وقتك، وبما أن إدارة الوقت الجيدة تعتمد على التخطيط والتسجيل والتفكير في أنشطتك، فإننا نشرح بعضا من أشهر الأدوات للقيام بذلك، بما في ذلك سجلات الأنشطة وقوائم المهام وبرامج العمل.
يمكنك تحقيق الكثير عندما تبدأ في تخصيص وقتك واستغلاله في الأشياء الصحيحة، لكن ما هي تلك الأشياء؟، مبدأ أيزنهاور هو وسيلة للتمييز بين المطالب، الفكرة الأساسية لعمل مصفوفة أيزنهاور هي تحديد أولوياتك اليومية من خلال إحضار ورقة وكتابتها، وبمجرد بدأ يومك تقوم بتحديد وتنفيذ الأولويات ذات الأهمية الكبيرة إلى الانتقال وتنفيذ الأولويات ذات الأهمية المنخفضة.
يجب عليك وضع أهداف قابلة للتحقيق باستخدامك لطريقة ذكية لإعداد وتحديد هذه الأهداف، تأكد من أن الأهداف التي وضعتها قابلة للقياس والتحقيق ولها علاقة بالوقت المناسب.
يساعدك تحديد حد زمني لإكمال مهمة وإنجازها على العمل بكفاءة وأن تكون أكثر تركيزاً وأيضا بذل جهد إضافي لتحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه لتخصيص كل مهمة يمكن أن يساعدك في التعرف على بعض المشكلات المحتملة قبل ظهورها، وبهذه الطريقة من الممكن وضع لهم الخطط للتعامل معهم.
علي سبيل المثال، افترض أنك كنت بحاجة إلى إكمال كتابة ٤ مراجعات في الوقت المناسب لعقد الاجتماع، ومع ذلك أنت تعلم أنك لن تتمكن من إنجاز ٣ منهم الا في الوقت المتبقي قبل الاجتماع، حيث إذا علمت في وقت مبكر حقيقة الأمر فقد تتمكن من تفويض شخص آخر لكتابة إحدى المراجعات، لذلك إذا لم تكلف نفسك عناء التحقق من الوقت لمهامك مسبقاً فربما انتهي بك الأمر إلى عدم إدراك مشكلة وقتك إلا قبل ساعة واحدة فقط من الاجتماع، وفي هذا الوقت قد يكون من الصعب العثور على شخص يمكنك تفويضه لكتابة إحدى المراجعات إليك.
عند قيامك بالكثير من المهام بصورة مستمرة دون انقطاع يكون من الصعب عليك الاستمرار في التركيز والعمل بكفاءة، فسمح لنفسك بأخذ بعض الوقت من الراحة لمسح رأسك وتحديث نفسك من جديد بالحصول على نزهة قصيرة أو أخذ قيلولة قصيرة أو التأمل.
استخدامك للتقويم الخاص بك لتنظيم الوقت على المدي الطويل من حيث كتابة المواعيد النهائية للمشاريع والمهام التي تشكل جزءاً من إنجاز المشاريع، قم بتخصيص أيام معينة لإنجاز مهام محددة، علي سبيل المثال تحتاج إلى عقد إجتماع لمناقشة الفائض النقدي في يوم تعلم فيه من وجود المدير المالي للشركة.
من المهم عليك تحديد وإزالة المهام والأنشطة الزائدة الغير مهمة وحدد ما يستحقه وقتك، حيث يعد التخلص من المهام غير المهمة يمنحك المزيد من الوقت لتستغله لأشياء هامة.
يجب عليك التأكد في بداية يومك من وجود فكرة واضحة مما عليك القيام به والقيام به في ذلك اليوم، وضع في اعتبارك مع نهاية كل يوم لك قم بتجهيز وتحضير قائمة المهام الخاصة بك لليوم التالي.
الآثار المترتبة على سوء تنظيم الوقت
- فقدان السيطرة : من خلال عدم معرفة المهمة التالية فإنك بذلك لديك مشكلة فقدان السيطرة على حياتك حيث يمكن أن يساهم ذلك في ارتفاع مستويات التوتر والقلق لديك
- سوء نوعية العمل : سوء إدارة وتنظيم الوقت عادة ما يجعل نوعية عملك تعاني، مثال على ذلك يؤدي الاضطرار إلى التسرع في إنجاز المهام في اللحظة الأخيرة إلى الإضرار بالجودة.
- الوقت الضائع : سوء تنظيم الوقت يؤدي ألى إهدار الوقت، مثال على ذلك هو قيامك بالتحدث مع أصدقائك من خلال وسائل التواصل الاجتماعي أثناء تأدية العمل هذا الأمر يدخلك في حالة من التشتت وعدم التركيز وتضيع الوقت.
- سير عمل ضعيف : عدم قدرتك على التخطيط للمستقبل والالتزام بالأهداف يعني ذلك ضعف الكفاءة، مقال على ذلك إذا كان هناك العديد من المهام لإنجازها، فستكون الخطة الفعالة هي إنجاز المهام ذات الصلة معا أو بالتتابع، ومع ذلك إذا كنت لا تخطط للمستقبل فقد ينتهي بك الأمر بالتراجع في القيام بعملك، وهذا إنخفاض في معدل الكفاءة وانخفاض في القدرة الإنتاجية.
- سمعة سيئة : إذا لم يتمكن صاحب العمل بالإضافة إلى العملاء من الاعتماد عليك لإنجاز المهام في الوقت المناسب فإن توقعاتهم وتصوراتهم عنك سوف تتأثر سلباً، إذا لم يتمكن العميل من الاعتماد عليك لإكمال شيء ما في الوقت المحدد، فمن المحتمل أن يكون أخر تعامل بينك وبين هذا العميل حيث سوف يأخذ أعماله إلى مكان آخر.
- تعني إدارة الوقت تنظيم وقتك بذكاء بحيث تستخدمه بشكل أكثر فعالية.
- تشمل فوائد الإدارة الجيدة للوقت زيادة الإنتاجية وتقليل الضغط والمزيد من الفرص للقيام بالأشياء المهمة.
- أدوات العقل توفر ثروة من الموارد لتحسين مهارات إدارة الوقت الخاص بك، حيث يمكنهم مساعدتك على أن تكون أكثر تنظيما، وتحديد الأولويات بشكل أفضل، وجدولة المهام بشكل مناسب ثم إكمالها بطريقة مركزة وفعالة.
- تشرح مواردنا أيضا كيفية استخدام أهداف واضحة لتوجيه إدارة وقتك، مما يساعدك على البقاء متحمسا ومنضبطا.
- وهناك نصائح حول التغلب على تحديات إدارة الوقت الشائع، بحيث تستمر في تحسين نهجك واستخدام وقتك بالكامل!